O WhatsApp é um dos aplicativos de mensagens mais populares do mundo e, no Brasil, é praticamente essencial para comunicação pessoal e profissional. Muitas vezes, precisamos de um tempo para responder a mensagens ou não conseguimos atender a todas as solicitações de imediato. É aí que entra a função de “auto responder” no WhatsApp, uma ferramenta extremamente útil que pode automatizar suas respostas, garantindo que ninguém fique sem resposta por muito tempo. Neste post, vamos explicar como configurar um auto responder no WhatsApp e como ele pode facilitar sua vida.
O Que é um Auto Responder no WhatsApp?
Um auto responder é uma função que permite enviar respostas automáticas a mensagens recebidas no WhatsApp. Com ele, você pode configurar mensagens de ausência, informando ao remetente que você não está disponível no momento ou dando informações sobre quando pode retornar a comunicação.
Embora o WhatsApp não tenha uma função nativa de auto responder para usuários comuns, há maneiras de configurar essa funcionalidade por meio de aplicativos de terceiros ou utilizando o WhatsApp Business. Essa ferramenta pode ser particularmente útil para empresas, mas também serve para usuários que desejam configurar uma resposta automática, seja por motivos profissionais ou pessoais.
Como Configurar o Auto Responder no WhatsApp Business
Se você tem uma empresa e usa o WhatsApp Business, configurar uma resposta automática é simples e rápido. O WhatsApp Business oferece uma funcionalidade nativa chamada “Mensagem de Ausência” que pode ser personalizada para atender às suas necessidades.
Baixe e instale o WhatsApp Business: Se ainda não o fez, basta baixar o aplicativo da Google Play Store ou da Apple App Store.
Acesse as configurações do WhatsApp Business: Abra o aplicativo e toque no ícone de três pontos no canto superior direito da tela. Depois, selecione “Configurações”.
Entre em ‘Ferramentas Empresariais’: Dentro das configurações, vá até a opção “Ferramentas empresariais” e selecione “Mensagem de Ausência”.
Configure a mensagem de ausência: Ative a opção “Enviar mensagem de ausência” e personalize a resposta automática. Você pode definir uma mensagem padrão, como “Olá, estou fora do escritório e retornarei em breve” ou algo mais específico, conforme sua necessidade.
Escolha quando a mensagem será enviada: Você pode escolher entre enviar a mensagem durante o horário em que você está ausente, em horários personalizados ou sempre que alguém tentar entrar em contato com você.
Salvar as configurações: Após configurar a mensagem, basta salvar e pronto. Agora, sempre que você não puder responder imediatamente, o WhatsApp enviará a mensagem automática para quem entrar em contato.
Como Usar Aplicativos de Terceiros para Auto Responder no WhatsApp
Caso você use o WhatsApp padrão, sem ser o WhatsApp Business, também é possível configurar respostas automáticas utilizando aplicativos de terceiros. Existem diversas opções disponíveis para Android e iOS, sendo as mais conhecidas o “AutoResponder for WA” e o “WhatsApp Auto Reply”. Vamos ver como configurar no Android com o “AutoResponder for WA”:
Baixe o aplicativo “AutoResponder for WA”: Acesse a Play Store, busque pelo “AutoResponder for WA” e faça o download.
Configuração inicial: Após instalar o aplicativo, abra-o e permita que ele acesse o WhatsApp para enviar respostas automáticas.
Configure a resposta automática: No aplicativo, você verá um campo para criar a mensagem que será enviada automaticamente. Você pode definir mensagens padrão ou até criar respostas mais personalizadas.
Personalização: O aplicativo permite definir regras para quando a resposta automática será enviada, como a quem será enviada, em que horários ou até mesmo responder a mensagens específicas de forma diferenciada.
Ative o Auto Responder: Depois de configurar tudo, ative a função e deixe o aplicativo trabalhar por você. Agora, quando alguém enviar uma mensagem, a resposta automática será enviada conforme o que foi configurado.
Vantagens de Usar um Auto Responder no WhatsApp
Aumento da produtividade: Ter respostas automáticas configuradas ajuda a economizar tempo, especialmente se você recebe muitas mensagens. Em vez de responder manualmente a cada uma delas, o auto responder faz isso por você.
Disponibilidade constante: Se você não pode responder imediatamente, a mensagem automática garante que as pessoas saibam que você recebeu o contato e que retornará assim que possível. Isso pode ser crucial para manter a boa comunicação com seus clientes.
Atendimento 24/7: Para empresas, especialmente, um auto responder garante que as mensagens dos clientes sejam respondidas imediatamente, mesmo fora do horário comercial.
Profissionalismo: Ter uma mensagem de ausência bem configurada pode passar uma imagem de organização e profissionalismo. Isso mostra que você se preocupa em manter os outros informados, mesmo quando não pode responder pessoalmente.
Dicas Importantes
Seja claro e objetivo: Ao configurar a mensagem de ausência, tente ser claro e direto. Evite mensagens muito longas ou complicadas, pois isso pode confundir quem está esperando uma resposta rápida.
Personalize conforme o público: Se for um negócio, personalize a mensagem de forma que atenda aos seus clientes, oferecendo uma solução ou direcionamento enquanto você não está disponível.
Não exagere nas respostas automáticas: Embora as respostas automáticas sejam úteis, tente não abusar delas. Evite configurá-las de maneira que elas sejam enviadas em excesso ou para contatos que você está mantendo uma comunicação ativa.
Conclusão
O auto responder no WhatsApp é uma ferramenta simples, mas extremamente eficaz para otimizar a comunicação, seja para uso pessoal ou profissional. Embora o WhatsApp Business seja uma opção mais robusta para empresas, com o uso de aplicativos de terceiros, até os usuários do WhatsApp tradicional podem se beneficiar dessa funcionalidade. Ao implementar um auto responder, você pode garantir que seus contatos sempre recebam uma resposta, mesmo quando não puder atendê-los de imediato, aumentando a eficiência e a qualidade da sua comunicação.